Gerenciando eventos de sucesso

Aqui, compartilharemos esses segredos e, embora cada evento seja certamente único, neste guia iremos sugerir algumas dicas acionáveis ​​e práticas recomendadas que você pode seguir para qualquer evento.

1. Comece o mais cedo possível

Segundo ArtVision a regra de ouro do planejamento de eventos é começar a planejar o mais rápido possível . 

Se o seu evento for relativamente grande (ou seja, mais de 500 participantes), então, realisticamente, você deve começar a planejar o evento com pelo menos quatro meses de antecedência, sendo seis meses um prazo mais ideal. 

Mesmo para eventos menores, procure pelo menos um mês de antecedência para planejar o evento. 

Um evento, como sabemos, pode envolver muitas partes móveis diferentes, portanto, planejando com antecedência, você terá mais opções para diferentes elementos do evento: opções de local, opções de palestrantes/talentos, opções de patrocínio, opções de marketing e assim por diante. 

Quanto mais opções você tiver, maior a chance de conseguir, ponto final. 

2. Decida o propósito e os objetivos do seu evento

Antes de se comprometer a planejar um evento de sucesso é muito importante responder à pergunta mais importante: 

Por que você está hospedando este evento em primeiro lugar? 

Qual é o objetivo do evento? Em alguns casos, pode ser muito óbvio, mas em outros casos, pode não ser. 

Com base no objetivo do evento, você pode decidir o tipo de evento que vai organizar, mas isso ajudará especialmente a ditar os objetivos do evento. 

Se, por exemplo, este evento for planejado para apoiar o lançamento de um novo produto, então os objetivos podem ser: 

• 1.000 mídias sociais seguem a página de mídia social do novo produto
• 1.000 interações e engajamentos nas mídias sociais
• 1.000 pré-encomendas para o produto lançado

E assim por diante. 

Defina seus objetivos com métricas quantificáveis, para que você possa medir seu progresso em alcançá-los e também garantir que sua equipe seja alcançável. 

3. Estabeleça seu orçamento com antecedência

Mencionamos a importância de planejar seu evento o mais cedo possível, mas é especialmente importante estimar seu orçamento o mais cedo possível. 

Seu orçamento ditará muitos elementos diferentes do seu evento, portanto, embora você não precise ter tudo definido, é importante pelo menos ter um esboço de sua estimativa de orçamento antes de planejar qualquer outra coisa. 

Alguns dos elementos críticos que você deve incluir em seu orçamento são: 

• Local: o custo do aluguel e o seguro necessário. Para eventos virtuais, você pode pular isso.

• Catering: todos os custos relacionados com alimentos e bebidas

• Decoração: bem autoexplicativa

• Entretenimento: palestrantes, talentos, artistas, expositores e assim por diante. Além disso, considere os custos de viagem e acomodação.

• Marketing: considere como você vai promover seu evento e em quais canais

• Software: software de gerenciamento de eventos, software de bilhética de eventos, CMS e assim por diante.
• Custos trabalhistas: funcionários e voluntários, incluindo suas acomodações
• Contingências: muito importantes. Planeje pelo menos 20% do seu orçamento para contingências para evitar surpresas ao longo do caminho

Depois de garantir alguns fornecedores, atualize também o orçamento com seus gastos reais. Isso o ajudará a avaliar o desempenho do seu evento.

Acesse o Conversa de Comadre e veja mais dicas como esta.